Communiquer efficacement avec vos employés en télétravail pendant la crise de la COVID-19

Alors que la pandémie de COVID-19 continue, de nombreuses organisations doivent désormais gérer une grande partie de leur personnel à distance. Dans ce contexte, il est important de communiquer clairement, rapidement et efficacement.

Voici quelques éléments que les employeurs doivent garder à l’esprit ainsi que quelques conseils pour soutenir les employés dans leur télétravail.

Soyez empathique et conciliant

Cette situation est difficile pour tout le monde. En tant qu’employeur, vous devez comprendre que la conférence téléphonique sera probablement interrompue par un enfant en colère ou un chien qui jappe. Vous devez être conscient que certaines personnes sinquiètent pour leurs parents vieillissants, leurs frères et sœurs qui ont été licenciés ou leurs amis qui ne se sentent pas bien. Votre préoccupation : l’humain, d’abord et avant tout. Assurez-vous que les gens reçoivent ce message.

Conseil :  Une vérification auprès de vos employés peut être très utile. Les questionnaires auprès des employés peuvent être axés spécifiquement sur leur santé et leur bien-être, ce qui vous aidera à comprendre les préoccupations sur lesquelles doivent se concentrer les dirigeants et l’équipe des communications internes. Essayez d’inclure dans votre sondage des questions telles que :

• Que pouvons-nous faire pour vous faciliter la tâche?
• Quels sont les éléments qui contribuent au bon fonctionnement du travail à domicile?
• Quels sont les enjeux auxquels vous faites face lorsque vous travaillez de la maison?
• Qu’est-ce qui vous manque le plus dans le travail au bureau ?

Montrez votre visage

La distanciation sociale peut facilement mener à des sentiments de solitude et d’isolement, en particulier pour les personnes qui vivent seules. Encouragez vos employés à utiliser la vidéoconférence chaque fois que cela est possible. Rien de tel que de converser avec un autre être humain et de voir son visage, même s’il est sur un écran. Assurez-vous que l’équipe de direction l’utilise aussi. Il est important que les employés ressentent un lien humain avec leurs supérieurs.

Conseil : Invitez vos employés à un lunch virtuel pour bâtir une culture d’entreprise numérique. Continuez à célébrer les étapes importantes (les anniversaires, les naissances, etc.) et mettez davantage l’accent sur les petites victoires ou les moments personnels. En tant que PDG ou équipe de direction, partagez des communications ou des moments moins formels avec vos employés : demandez-leur des idées de recettes pour le lunch, interrogez-les sur leurs choix musicaux quand ils travaillent, questionnez-les sur leurs secrets pour rester zen...

Les dirigeants doivent diriger

Bien que la situation évolue d’heure en heure, cela ne devrait pas vous empêcher d’utiliser les canaux de communication internes pour joindre les employés. Aujourd’hui plus que jamais, le leadership est synonyme de transparence et de compassion.

Conseil : En tant qu’équipe de direction, envoyez régulièrement des courriels aux employés pour leur faire part des nouvelles ressources disponibles ou tout simplement pour s’assurer de leur bien-être. Envisagez d’organiser une rencontre virtuelle afin que les employés puissent poser des questions directement à la direction.

Soyez prêt pour le changement

Les employés doivent savoir dans quelle mesure les décisions des gouvernements et de leur employeur auront un impact sur leur vie personnelle et professionnelle. Les nouvelles ne sont peut-être pas toujours bonnes ou rassurantes, mais elles doivent être partagées. Ne laissez pas votre personnel dans l’ignorance – vos employés sont nerveux, c’est une réalité dont vous devez tenir compte. Les dirigeants les plus efficaces sont ceux qui sont francs et qui communiquent leur message en temps opportun.

Prévoyez l’inattendu. Nous sommes confrontés à une urgence de santé publique sans précédent, et personne ne peut prédire ce qui se passera ensuite. Reconnaissez l’incertitude de façon à ce que vos employés voient que tous ressentent la même chose.

Conseil : La situation évolue quotidiennement. La manière dont vous communiquez avec vos employés, vos clients et vos partenaires est déterminante. Élaborez un guide avec des plans d’urgence et utilisez un endroit commun pour partager l’information. Nos experts en communication d’entreprise peuvent vous aider à cet égard.