Comment dynamiser vos événements à l’ère du virtuel?

Alors que la COVID-19 frappe le monde de plein fouet, plusieurs organisations prennent des avenues numériques pour continuer leurs activités et rejoindre leurs employés, leurs parties prenantes et le public en général. On en vient même à se demander si les rencontres virtuelles deviendront notre nouveau quotidien! Une chose est sûre : la crise force les organisations à repenser les événements et autres rassemblements sociaux d’une manière qui pourrait bien perdurer au-delà du contexte actuel.

Les marques et les entreprises doivent s’adapter à cette nouvelle ère numérique, sans pour autant négliger leurs objectifs d’affaires. Prenons par exemple les festivals de films qui maintiennent l’attrait envers leur programmation en offrant des visionnements en ligne, ou les établissements d’enseignement qui passent en classes virtuelles.

Vous pensez faire le saut dans la planification d’événements virtuels? Voici quelques suggestions pour bien utiliser les outils numériques qui sont à votre disposition et en assurer le succès.

Avant

Planifiez les moindres détails : il est important de penser à tous les détails pour que votre événement virtuel rencontre les mêmes standards que votre offre régulière. Prévoyez un scénario, détaillez les moments-clés, définissez les ressources nécessaires, pensez à une traduction simultanée en anglais si nécessaire, trouvez une façon de faire plusieurs séances en même temps, etc. Communiquez ces informations aux participants pour que tout le monde partage vos attentes sur le résultat escompté.

Assurez-vous d’avoir une bonne connexion : considérez les limites technologiques de votre réseau et de celui de vos participants. Une connexion stable sera capitale au bon déroulement de l’événement.

Choisissez la bonne plateforme : tenez compte du niveau de compétence technologique de votre public, et prévoyez l’envoi d’un guide détaillé pour l’utilisation de la plateforme sur laquelle se tiendra l’événement.

Bien entendu, l’environnement est dynamique, et de nouvelles plateformes seront utilisées ou déployées pour des usages distincts. On peut penser à l’utilisation soudaine d’Instagram Live pendant la crise de la COVID-19, alors que l’outil n’était pratiquement pas utilisé avant.

Pendant

Réévaluez la durée : la notion d’espace virtuel ouvre des possibilités quant à la durée de l’événement. Une rencontre virtuelle peut durer une journée, un après-midi, ou même une semaine selon la totalité des contenus à déployer. Si l’événement est enregistré, il pourra même être diffusé sur les médias sociaux pour être visionné après sa tenue.

Utilisez les médias sociaux : afin de dynamiser vos participants tout au long de cette période, accordez une importance capitale à vos plateformes sociales, notamment en instaurant un mot-clic, en clavardant avec les participants et les présentateurs sur Twitter ou en diffusant en direct.

Intégrez l’interactivité : tirez profit de la capacité des participants à interagir directement avec le présentateur. Pensez à mettre en place un système de gestion des interventions à l’aide d’un modérateur ou à partager des sondages au fur et à mesure de la présentation pour prendre le pouls des participants. Cette interactivité permettra au présentateur d’avoir une rétroaction immédiate sur ses actions – en l’absence de la rétroaction non verbale qu'il obtiendrait normalement en personne.

Repensez la façon de présenter le contenu : le contenu est la clé d’un événement virtuel. Par exemple, vous pouvez utiliser un tableau blanc pour dessiner, présenter des infographies dynamiques ou faire participer les invités au contenu.

Après

Laissez quelque chose aux participants : il est important de boucler la boucle pour que les participants se souviennent de la rencontre. L’envoi d’un paquet souvenir virtuel est une bonne façon de marquer la mémoire et la boîte courriel des participants. Ce paquet peut comprendre une version téléchargeable de la rencontre, des feuillets supplémentaires pour en savoir plus, et autres mémentos virtuels.

Analysez les données : les données recueillies peuvent donner des informations cruciales sur l’efficacité de votre événement. Selon les interactions, il sera possible d’identifier plus rapidement les contenus les plus pertinents. Ces statistiques vous permettront de rendre vos prochaines rencontres encore plus efficaces.

Récoltez les commentaires : l’avantage des rencontres numériques est la rapidité à laquelle la rétroaction peut être obtenue. Vous pouvez demander aux participants de remplir un sondage après la rencontre afin d’avoir une compréhension plus fine des bons coups, et des moins bons.

Beaucoup d’éléments sont à considérer lorsque l’on planifie un événement virtuel. Néanmoins, la crise actuelle oblige les organisations à reconsidérer leurs tactiques afin de maintenir le cap sur leurs objectifs d’affaires.

Notre expertise nous permet de vous guider dans les choix de tactiques et dans les réflexions sur la façon d’adapter vos activités à la situation actuelle. Nous pouvons vous recommander les bons outils en fonction de vos objectifs d’affaires et veiller à ce que votre événement les rencontre. Contactez nos experts en gestion d'événements virtuels pour en savoir plus.