10 conseils pour une planification stratégique virtuelle efficace

La plupart des organisations ont passé les premiers mois de la pandémie à affronter l’incertitude de façon quotidienne. Mais nous savons dorénavant que le changement sera inévitable au cours des 18 prochains mois, au minimum, et votre planification stratégique doit tenir compte de cette réalité. Les entreprises doivent maintenant penser au-delà des solutions temporaires et trouver de nouvelles façons de générer des résultats afin de survivre et de prospérer à terme.

Les organisations utilisent bien souvent le plan de l’année précédente comme point de départ pour la stratégie de l’année à venir. Cela ne fonctionnera plus désormais. La nouvelle réalité fait en sorte qu’il est impossible de revenir à la situation qui prévalait avant la COVID-19.

Il faut plutôt commencer par réévaluer les bases et l’ADN de votre organisation – qui êtes-vous et quelles sont vos convictions? Examinez attentivement ces bases en tenant compte du contexte actuel – comment la COVID-19 a-t-elle influencé vos pratiques et vos interactions? Quelles leçons tirez-vous du mouvement Black Lives Matter en matière de diversité, d’équité et d’inclusion? Vos convictions fondamentales tiennent-elles la route? Nous l’espérons, mais si ce n’est pas le cas, vous avez trouvé votre point de départ. Une fois que vous avez établi une base solide, établissez vos objectifs. Ces objectifs seront probablement différents de ceux du passé, et c’est une bonne chose, car cela reflète notre monde en mutation.

Une fois votre base et vos nouveaux objectifs en tête, il est temps de passer à la planification stratégique. Il est clair que les séances de planification stratégique de deux jours à l’extérieur du bureau qui ont été repoussées depuis mars n’auront pas lieu. Vous devez plutôt commencer à élaborer des séances de planification stratégique virtuelles. L’équipe de NATIONAL a travaillé avec diverses organisations afin de préparer ces séances, et nous avons beaucoup appris en cours de route. Voici quelques-uns de nos conseils pour toute organisation qui tente d’améliorer ses pratiques de planification stratégique virtuelle.

1. Déterminez l’ordre du jour

Préparez un ordre du jour complet de la réunion, organisé par thèmes ou par étapes, avec des objectifs clairs.

2. Choisissez le moment opportun

Gardez la séance courte ou échelonnez-la sur plusieurs jours. La journée de réunion complète en dehors du bureau se transpose mal au contexte virtuel. Envisagez de multiples séances de 90 minutes réparties au cours de la semaine. Cela permet aux gens de réfléchir à leurs idées dans le cadre de leur travail habituel, ce qui donne souvent de meilleurs résultats.

3. Choisissez l’animateur judicieusement

Trouvez quelqu’un qui puisse faire preuve de patience et d’énergie dans le cadre du processus, qui sache bien répartir le temps et veiller à ce que chacun ait la possibilité de s’exprimer. Dans la mesure du possible, faites appel à un animateur externe impartial et formé pour optimiser les résultats.

4. Gérez les participants efficacement

L’idéal est de réduire au minimum le nombre de participants à la réunion (6 ou moins). Les différents secteurs de l’entreprise doivent être représentés de manière équilibrée, et toute personne disposant d’un droit de veto doit être présente à la réunion.

5. Donnez des devoirs

Proposez aux participants des lectures pertinentes et des questions à approfondir avant la séance. Les employés sont plus ouverts à cette façon de fonctionner puisqu’ils travaillent à domicile, et lorsque cela est bien exécuté, cela permet de s’assurer que tout le monde part de la même base.

6. Fixez les règles de base

Si c’est votre première séance de planification virtuelle, considérez-la comme une page vierge. Fixez des attentes dès le début et assurez-vous de faire participer tout le monde au sein de la nouvelle plateforme. Voici quelques exemples de règles de base :

• Soyez présent; nous savons qu’il y a des distractions, mais soyez aussi présent que possible et nous utiliserons votre temps efficacement. Pensez à mettre votre ordinateur en mode « Ne pas déranger » et de ranger votre téléphone portable à l’écart.

• Soyez actif; utilisez la fonction de clavardage, levez la main, partagez votre écran si vous avez quelque chose à montrer, et parlez.

• Nous pourrions vous interpeller; nous ne pouvons pas lire le langage corporel, donc il se pourrait que nous vous demandions si vous avez quelque chose à ajouter, et si vous n’avez rien à ajouter, il est acceptable de le dire!

• Faites des pauses; notre programme prévoit quelques courts moments de pause. Utilisez-les pour vous déplacer ou pour consulter les courriels ou les messages qui nécessitent votre attention.

7. Reconnaissez les difficultés

Admettez en toute transparence que la situation n’est pas idéale, mais restez positif. Recherchez les petits points positifs des rencontres virtuelles, et partagez-les.

8. Soyez flexible

Votre animateur, tout comme un professeur devant une classe, peut vouloir intervenir et explorer une question ou un sujet. Prévoyez le temps nécessaire à cet effet et encouragez les gens à noter les thèmes hors sujet qu’ils souhaitent aborder après la réunion. Faites confiance à votre animateur, qui dispose des outils et de la souplesse nécessaires pour faire avancer l’ordre du jour tout en s’écartant lorsque le sujet le justifie.

9. Recueillez des commentaires

Nous demeurerons dans cette « nouvelle réalité » pendant un certain temps; découvrez ce que les gens ont aimé et n’ont pas aimé pour adapter les prochaines réunions virtuelles

10. Le choix des plateformes technologiques et la planification sont essentiels

Il existe de nombreuses plateformes technologiques pour vous aider. Bien que cette liste ne soit pas exhaustive, voici quelques plateformes que nous avons trouvé efficaces :

• Google Présentations : Il s’agit d’un outil que de nombreuses organisations utilisent déjà. Il est idéal pour collaborer à un exercice de remue-méninges en temps réel, un peu comme si l’on donnait à chacun une craie pour écrire des idées sur un tableau.

• MindNode ou Miro : Un animateur compétent sera capable de diriger la conversation et de la suivre visuellement à l’aide d’un outil de schématisation ou d’un otableau blanc virtuel permettant une bonne discussion tout en constituant simultanément une documentation initiale.

• Outils de sondage : L’utilisation de tout outil de sondage peut être utile avant, pendant ou entre les séances. Ils peuvent être particulièrement utiles pour recueillir les réponses de l’ensemble de l’entreprise afin de les présenter au comité de planification stratégique, ou lorsque vous souhaitez savoir quels sont les points de vue sur une question binaire.

• Sli.do : La participation lors des réunions virtuelles peut être un défi, et sli.do peut être un bon moyen de procéder à une séance de remue-méninges, de recevoir des questions, de sonder le groupeou de créer un nuage de mots en temps réel.

Le plus important est de revoir votre stratégie régulièrement. Bien que vous devriez planifier votre réussite à long terme, vous devrez revoir votre stratégie sur une base trimestrielle afin de pouvoir vous adapter rapidement à ce monde en constante évolution. La stratégie annuelle du type « on détermine puis on oublie » appartient au passé; une nouvelle ère d’ajustements constants se profile.

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