Travailler ensemble, mais à distance
Avec des bureaux à Halifax, Saint-Jean et Saint John, l’équipe de NATIONAL Atlantique travaille quotidiennement en collaboration avec d’autres bureaux. Il s’agit d'un défi à certains égards, mais c'est aussi une occasion unique de choisir la meilleure équipe pour un projet parmi un vaste groupe d’individus.
En règle générale, nous abordons les projets avec une approche des « meilleures équipes », c'est-à-dire en apportant notre expertise et notre passion aux projets. Et cette façon de faire n’est jamais limitée par la géographie.
Je travaille au bureau de Saint-Jean et ma collègue Emily est à Halifax. Dans le cadre d’un récent projet, Emily et moi avons eu recours à plusieurs programmes et processus, en combinant nos forces en matière de numérique et de contenu pour offrir un produit de la meilleure qualité possible à notre client.
Voici comment.
En amont, nous avons adopté une approche « diviser pour mieux régner » pour nous préparer à un audit complet du contenu du site Web du client. Ce type de projet comprend un examen complet du site, de ses données analytiques, de son architecture, des liens, de l’expérience de l'utilisateur et du contenu, ce qui nous permet de faire des recommandations sur les changements structurels et les ajustements à apporter au contenu dans l’ensemble du site. C'est une tâche complexe qui exige une excellente collaboration. Ainsi, pendant qu’Emily développait un plan de site détaillé avec l'équipe numérique, j'ai passé en revue l’image de marque, la trame narrative et l’orientation stratégique du client par rapport au projet du site Web. Ainsi, en combinant le fruit de notre travail, nous sommes arrivées à la table de travail virtuelle informées et prêtes à commencer à partager notre expertise du sujet.
Nous sommes ensuite passées en mode planification, nous réservant du temps dans nos calendriers afin de pouvoir nous concentrer sur le projet en minimisant les distractions en dehors de l’espace de réunion numérique que nous avions créé.
Afin de favoriser la communication et les interactions, nous avons utilisé quelques programmes, tels que :
Zoom : une façon simple d’organiser des réunions virtuelles, avec laquelle nous avons utilisé les fonctions vidéo, audio et partage d’écran, de façon simple et transparente.
Google Docs : c’est entre autres ici qu’Emily a partagé son plan du site. J’ai pu voir tous les ajouts et apporter ma contribution en mettant toujours à jour le document en temps réel plutôt que de partager un fichier Excel sauvegardé.
Slack : Emily et moi partageons toujours des messages rapides et nos idées sur Slack. Pour ce projet, il s’agissait d’un espace virtuel où nous pouvions partager des liens, des notes ou des sections à ajouter au rapport qui suivrait notre réunion. En les partageant dans Slack, ces précieuses informations n’étaient pas perdues lorsque la réunion Zoom prenait fin.
Établir des liens avec nos clients et nos collègues fait partie de l’ADN de la Firme. C’est une approche naturelle pour nous, et c’est ainsi que nous faisons notre meilleur travail et que nous nous assurons que les meilleures personnes participent à chaque projet. Et nous ne laissons jamais la géographie influencer la composition d’une équipe. En investissant du temps et en réfléchissant à l'avance à ces processus de réunions numériques, nous pouvons nous assurer que nos projets se concrétisent rapidement, peu importe la distance.
——— Amanda Eid était conseillère principale au Cabinet de relations publiques NATIONAL
——— Emily Seaman était coordonatrice au Cabinet de relations publiques NATIONAL